Ochrana osobních údajů

1. K čemu slouží tyto Zásady?

Pokud s námi spolupracujete, ať už jste naším zákazníkem, popřípadě pokud s Vámi zvažujeme jakoukoli formu spolupráce navázat, nebo pokud jste navštívil(a) naše webové stránky, zpracováváme některé z Vašich osobních údajů, které jste nám poskytl(a) anebo které jsme získali jiným zákonným způsobem.

V tomto dokumentu naleznete souhrnné informace o tom, jaké osobní údaje, v jakém rozsahu, jakým způsobem, za jakým účelem, po jak dlouhou dobu je zpracováváme a jaká jsou Vaše individuální práva v souvislosti s tímto zpracováním osobních údajů.

2. Jak nás můžete kontaktovat?

Pokud by Vám bylo cokoli nejasné ohledně toho, jak nakládáme s osobními údaji, kontaktujte nás na e-mailové adrese: hello@monokoatelier.com nebo na korespondenční adrese naší Společnosti: Postboxy, s.r.o., Kumpoštova 123/8, Sadová, 612 00, Brno, Česká republika.

3. Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme?

Vaše osobní údaje získáme buď tak, že nám je sami poskytnete, např. v rámci jednání o možné budoucí spolupráci přes naše webové stránky nebo jiné komunikační kanály či při spolupráci samotné (identifikační, kontaktní údaje, fakturační či transakční údaje), nebo je zjišťujeme automaticky pomocí našich IT systémů, vždy když vstoupíte na naše webové stránky (údaje z prohlížení webu a marketingové cookies).

4. Jaké osobní údaje zpracováváme a za jakým účelem?

Zpracováváme o Vás pouze ty údaje, které potřebujeme k plnění našich smluvních povinností, popř. k provedení opatření přijatých na základě Vaší objednávky, k dodržování našich zákonných povinností (například vést řádné účetnictví), k tomu, abychom mohli realizovat své oprávněné zájmy (například Vám nabízet naše produkty či posoudit vhodnost možné vzájemné spolupráce), či údaje, k jejichž zpracování nám dáte svůj souhlas. Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v nezbytném rozsahu, přiměřeném stanovenému účelu zpracování.

Pro Váš snadný přehled o tom, jaké z Vašich údajů zpracováváme, za jakým účelem a jaký k tomu máme právní titul, jsme připravili následující tabulku:

Veškeré výše uvedené kategorie osobních údajů jsme v nezbytném rozsahu oprávněni zpracovávat za účelem určení, výkonu či obhajoby našich právních nároků, a to na základě našeho oprávněného zájmu na ochraně našich práv (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

5. Jaké údaje o Vás zpracováváme na našich webových stránkách?

1. Na našich webových stránkách používáme cookies a obdobné nástroje (například úložiště ve Vašem prohlížeči). Cookies jsou krátké soubory textových dat, které se při návštěvě našich stránek uloží do Vašeho prohlížeče. Níže popisujeme tři skupiny, které se od sebe liší tím, k čemu slouží a zda k nim potřebujeme Váš souhlas.
2. Nezbytné a technické — bez nich stránky nefungují: udržují obsah Vašeho košíku, zvolený jazyk a měnu, průběh objednávky a přihlášení do administrace. Používáme je vždy a Váš souhlas k nim podle Zákona o elektronických komunikacích nepotřebujeme.
3. Měření návštěvnosti — zaznamenáváme, které stránky si prohlížíte, jak procházíte konfigurátorem a kolik objednávek vznikne, abychom obchod mohli zlepšovat. Toto měření je striktně omezené: údaje zůstávají v naší databázi nebo u společnosti Vercel, našeho poskytovatele hostingu, který pro nás jako náš zpracovatel měří návštěvnost a rychlost stránek a do Vašeho prohlížeče neukládá nic; nepředáváme je žádnému inzerentovi, nespojujeme je s Vaším chováním na jiných webech ani mezi zařízeními a k rozlišení návštěv používáme jediný identifikátor s platností nejdéle 13 měsíců. Proto k němu Váš souhlas nepotřebujeme (oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Kdykoli jej celé můžete vypnout tlačítkem níže.
4. Marketingové — spouštíme je jedině s Vaším souhlasem, který nám dáte tlačítkem na konci této části; bez souhlasu se nespustí nic z uvedeného. Tato skupina je dnes prázdná: na Googlu, Facebooku ani Instagramu neinzerujeme. Pokud reklamu spustíme, přidáme Google Tag Manager s Google Analytics, Google Ads a Meta Conversions API a budeme jim předávat údaj o dokončené objednávce včetně zahashovaného e-mailu, telefonu a jména pro spárování s Vaším účtem u těchto služeb — opět jedině s Vaším souhlasem.
5. Souhlas s marketingovými cookies můžete kdykoli odvolat nebo znovu udělit tlačítkem níže. Měření návštěvnosti vypnete tlačítkem vedle něj. Nastavení prohlížeče Vám také umožňuje cookies blokovat úplně; zablokováním nezbytných cookies ale znemožníte dokončení objednávky.

6. Co se stane, pokud nám osobní údaje odmítnete poskytnout?

Dokud jste s námi neuzavřel(a) žádnou smlouvu, můžete se rozhodnout nám žádné z výše uvedených kategorií osobních údajů neposkytnout a smlouvu s námi neuzavírat.

Pokud jsme však spolu již navázali obchodní vztah nebo máte zájem o jeho navázání, budeme pro splnění našich povinností potřebovat alespoň Vaše identifikační, kontaktní, fakturační a transakční údaje (v případě subdodavatelů i některé profilové údaje, jako je dosažené vzdělání a pracovní zkušenosti), jinak s Vámi nemůžeme spolupráci navázat ani Vám naše služby poskytnout.

U osobních údajů, které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, máte právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Pokud tak učiníte, nezpochybníte tím legálnost zpracování osobních údajů v době před jeho odvoláním, ale do budoucna již nebudeme moci tyto údaje zpracovávat.

7. Jak dlouho budeme uchovávat Vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou ke splnění účelu, pro který je zpracováváme, poté je nevratně vymažeme. Délka uchování u jednotlivých kategorií údajů se tak liší podle účelu jejich zpracování:

1. údaje zpracovávané pro plnění smlouvy, tedy identifikační, kontaktní, fakturační a transakční uchováváme po celou dobu smluvního vztahu a dále do skončení nejdelší promlčecí lhůty vázající se k povinnostem a právům upraveným touto smlouvou (tedy zpravidla 10 let trvání promlčecí lhůty a 1 rok po jejím ukončení pro případ nároků uplatněných na jejím konci, pokud nebyla ujednána delší promlčecí lhůta či nedošlo k jejímu prodloužení);
2. údaje zpracovávané pro plnění právní povinnosti vést řádně účetnictví, tedy fakturační a transakční údaje, uchováváme nejvýše po dobu 10 let od konce daňového období ve kterém došlo k vystavení posledního dokladu k Vaší objednávce či provedení poslední transakce;
3. údaje zpracovávané na základě našeho oprávněného zájmu nabízet naše produkty a služby, tedy identifikační a kontaktní údaje, uchováváme po dobu 3 let následujících ukončení smluvního vztahu či od našeho posledního kontaktu (pokud k navázání obchodního vztahu nedošlo);
4. údaje zpracovávané na základě Vašeho souhlasu se zasíláním nabídky našich produktů a služeb, tedy identifikační a kontaktní údaje, pak zpracováváme pouze po dobu, se kterou jste souhlasili, tedy ne déle jak 3 roky, pokud souhlas neodvoláte dříve;
5. údaje zpracovávané na základě našeho oprávněného zájmu na zajištění klientské péče a posilování našeho dobrého jména, tedy údaje ze vzájemné komunikace, uchováváme po dobu vzájemné komunikace a do konce kalendářního roku následujícího našemu poslednímu kontaktu;
6. údaje z prohlížení webu zpracovávané na základě našeho oprávněného zájmu na zajištění bezproblémového chodu našich webových stránek uchováváme po dobu jejich platnosti, ne však déle jak 13 měsíců, pokud technická a analytická cookies ze svého zařízení neodstraníte dříve;
7. údaje zpracovávané na základě Vašeho souhlasu k zobrazování naší reklamy na sociálních sítí a webových stránkách třetích stran, pak zpracováváme pouze po dobu jejich platnosti, se kterou jste souhlasili, tedy ne déle než 13 měsíců, pokud souhlas neodvoláte dříve;
8. fotografie a podklady pro rytí: fotografii, u níž nedojde k objednávce, mazáme automaticky do 90 dnů od nahrání; u dokončených objednávek mazáme fotografii do 90 dnů od odeslání šperku a nadále uchováváme pouze výškovou mapu pro rytí, abychom byli schopni vyřídit případnou reklamaci, aniž bychom Vás museli žádat o novou fotografii.

Metadata EXIF, tedy i údaje o poloze, kde byla fotografie pořízena, a o zařízení, kterým byla pořízena, z fotografie odstraňujeme bezprostředně po nahrání a dále je nezpracováváme. Pro výrobu šperku předáváme výrobci Vaši fotografii, výškovou mapu pro rytí a parametry objednávky. O vymazání fotografie můžete požádat i před uplynutím výše uvedených lhůt na kontaktech uvedených v článku 2.

8. Komu osobní údaje předáváme ke zpracování? S kým osobní údaje sdílíme?

Vzhledem k tomu, že ke svému podnikání při poskytování některých služeb využíváme externí dodavatele, Vaše osobní údaje jim v nezbytném rozsahu předáváme, aby nám tyto služby mohli zajistit. Jedná se o dodavatele:

1. softwarových služeb a marketingových služeb (např. Google, Facebook, Instagram);
2. daňových a právních služeb;
3. platebních služeb (Stripe);
4. e-mailových služeb pro zasílání transakčních a marketingových e-mailů (Resend);
5. hostingových a analytických služeb (Vercel);
6. databázových služeb pro ukládání a zpracování objednávek a zákaznických údajů (Neon);
7. služeb pro zajištění bezpečnosti webu a ochranu proti zneužití (Upstash);
8. výrobních a ryteckých služeb — partnerské klenotnické výroby, které předáváme Vaši fotografii, výškovou mapu pro rytí a parametry objednávky;
9. služeb pro automatizované zpracování obrazu, které z Vaší fotografie vytvoří reliéf a výškovou mapu (Replicate, OpenAI, Google);

Při předávání osobních údajů těmto dodavatelům dbáme na to, aby jako zpracovatelé využívali předané osobní údaje pouze pro dosažení námi stanovených a výše uvedených účelů.

Vzhledem k tomu, že využíváme i služby zpracovatelů sídlících v USA (Google, Stripe, Resend, Vercel, Neon, Upstash, Replicate, OpenAI), předáváme osobní údaje i mimo EU.

Mezinárodním organizacím osobní údaje nepředáváme.

9. Využíváme při zpracování automatizované rozhodování, včetně profilování?

Při zpracování Vašich osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování či profilování, tj. k situaci, kdy by osobní údaje byly zpracovávány automatizovaně, bez lidského zásahu, a výsledek tohoto automatizovaného zpracování by měl pro subjekt údajů právní účinky nebo by se ho jinak významně dotýkal. Při jakémkoli nakládání s Vašimi údaji z naší strany je vždy přítomen člověk. Pokud bychom do budoucna chtěli přikročit k využití procesu automatizovaného rozhodování, budeme Vás o takovém záměru informovat.

10. Jaká práva ve vztahu k osobním údajům máte a jak jich u nás využít?

Je naší povinností a prioritou zajistit, aby zpracování veškerých osobních údajů naší Společností probíhalo řádně a bezpečně. K osobním údajům tak mají přístup pouze pověřené osoby skrze zabezpečený přístup a ve chvíli, kdy údaje nebudou dále potřeba, vymažeme je. Zároveň Vám garantujeme níže uvedená práva, která u nás můžete uplatnit písemně, telefonicky nebo emailem na výše uvedené kontakty. Veškeré informace a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytujeme bezplatně. Pouze v případě, kdy bychom Vaši žádost shledali zjevně nedůvodnou nebo nepřiměřenou, můžeme si naúčtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. Pokud nás požádáte o vyjádření či informace o přijatých opatřeních, poskytneme Vám je co nejdříve, nejpozději však do měsíce.

1. Právo na informace o zpracování Vašich osobních údajů a přístup k osobním údajům

   Máte právo být informován, zda zpracováváme Vaše osobní údaje, o jaké údaje se jedná, za jakým účelem je zpracováváme, komu Vaše údaje předáváme, jaká máte v souvislosti s námi prováděným zpracováním práva, že se můžete obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, jaké jsou zdroje zpracovávaných osobních údajů a zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování. Na Vaši žádost Vám také poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů, pokud tím nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

2. Právo na opravu

   Pokud se některý z Vašich osobních údajů, které zpracováváme, změnil, například jste změnil(a) bydliště nebo telefonní číslo, máte právo od nás požadovat opravu těchto údajů. Navíc máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

3. Právo na výmaz (právo být zapomenut)

   Máte právo požadovat, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení; i přes Vaše právo na výmaz můžeme mít povinnost či oprávněný zájem si Vaše osobní údaje ponechat, například pokud by se jednalo o faktury, které potřebujeme uchovat z daňových důvodů. V každém případě však budete o vyřízení Vaší žádosti detailně informováni.

4. Právo na omezení zpracování

   Máte právo od nás požadovat, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů, a to v následujících případech: zpochybnili jste přesnost osobních údajů; zpracování je protiprávní a nemáte zájem o výmaz; Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely zpracování, avšak Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu Vašich právních nároků; vznesli jste námitku proti zpracování a probíhá ověření, zda naše oprávněné důvody pro zpracování převažují nad těmi Vašimi.

5. Právo na přenositelnost údajů

   Pokud nás požádáte, abychom poskytli Vaše osobní údaje jinému správci, resp. jiné společnosti, předáme Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu subjektu, který určíte, pokud nám v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky.

6. Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování

   Pokud se domníváte, že provádíme zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy, můžete se na nás obrátit a požádat nás o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu.

7. Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

   Pokud budete mít dojem, že s Vašimi osobními údaji zacházíme v rozporu s našimi povinnostmi, obraťte se prosím na naši kontaktní osobu uvedenou v záhlaví dokumentu. Pokud nebudete spokojeni s naší reakcí, máte vždy právo obrátit se s Vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.